4 Erfolgsfaktoren für gelungenes Onboarding in einer Agentur

Ich habe es früher gehasst einen neuen Job anzufangen. Nicht, weil ich keine Lust auf neue Sachen habe. Nein, es lag immer am schlechten Onboarding.

Die ersten paar Wochen konnte man nicht richtig arbeiten, weil Zugänge und Informationen fehlen. In diesen Phasen habe ich mich maximal nutzlos und unproduktiv gefühlt.

Das hat mich immer wahnsinnig geärgert. Ich meine, wie schwer kann das sein? Du hast einen neuen Mitarbeiter, dann muss doch ein Prozess losgehen, der dafür sorgt, dass Zugänge gegeben werden.

Oder es muss zumindest einen Verantwortlichen dafür geben, der für ein gutes Onboarding sorgt. Die Realität ist oft so, dass man anfängt und erstmal weiß keiner so richtig etwas mit dir anzufangen.

Das Ziel als Arbeitgeber ist es doch eigentlich, den neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich produktiv zu bekommen. Dabei sind die ersten Eindrücke sind so wichtig, damit der neue Mitarbeiter direkt weiß, ob er in einer produktiven Arbeitsumgebung ist.

Deswegen frage dich: Bist du eine Agentur, in der keiner weiß wo was ist und niemand für irgendwas verantwortlich ist? Oder bist du eine Agentur, in der es auf alle Fragen Antworten gibt, verbindliche Arbeitsweisen herrschen und jeder seine Rolle versteht?

Diese Frage wird sich jeder neue Mitarbeiter unterbewusst beantworten. Dabei sind die ersten Tage und Wochen sind am entscheidendsten. Deswegen haben wir uns bei Eshop Guide intensive Gedanken darüber gemacht, wie ein gutes Onboarding gelingt.

Unsere Erkenntnisse möchte ich in diesem Artikel teilen.

1. Sich willkommen fühlen

Dein neuer Mitarbeiter könnte 1.000 andere Sachen machen. Aber nein, er hat sich für einen Job in deiner Agentur entschieden. Das heißt, er ist zu Beginn wahrscheinlich richtig heiß auf seine neue Aufgabe, aber auch ein wenig aufgeregt.

Das schlimmste was jetzt passieren kann, ist, dass diese Mischung aus Motivation und Aufregung direkt Ernüchterung weicht. Das passiert genau dann, wenn er seine Energie nicht direkt produktiv einsetzen kann.

Damit das nicht passiert, muss sich deine Agentur genauso auf den neuen Mitarbeiter freuen wie er sich auf seinen neuen Job. Das heißt, die Organisation oder zumindest die relevanten Personen sollten Bescheid wissen, wer wann anfängt und was seine/ihre Aufgabe ist.

Es macht Sinn, wenn sie sich ein wenig Zeit in ihren Kalendern freihalten, um die ersten Gespräche zu führen. So wird direkt eine Beziehung aufgebaut und der neue Mitarbeiter fühlt sich willkommen.

2. Sich selbst einarbeiten können

Als neuen Mitarbeiter hast du hoffentlich eine Person mit hoher intrinsischer Motivation ausgewählt. Solche Leute müssen nicht lange dazu aufgefordert werden produktiv zu sein.

Am Anfang ist ihr Kalender auch komplett leer und entsprechend hat sie viel Zeit. Die zur Einarbeitung zugewiesene Person hat typischerweise auch andere Aufgaben als die Einarbeitung und kann somit wahrscheinlich nur schwer, den kompletten Kalender füllen.

Deswegen hilft dem neuen Mitarbeiter Zugang zu allen möglichen Informationen und Dokumentationen zu geben, die für seinen neuen Job relevant sind. So kann er sich selber einlesen und einarbeiten.

Neben Zugang zu Infos ist auch "Shadowing" ein tolles Mittel, um am Anfang reinzukommen. Dabei schaut der neue Mitarbeiter den relevanten Kollegen einfach über die Schulter. Das kann man jedoch nicht zu lange machen, weil das schnell langweilig wird.

Was immer gut ist, ist die Teilnahme an Calls, die die relevanten MItarbeiter haben. Dem Gesprächspartner kann man dann einfach sagen, dass man einen neuen Kollegen hat, der gerne zuhören würde.

3. Verstehen, wofür man gebraucht wird

Steht das nicht in der Stellenausschreibung? Machen wir uns nichts vor, nicht wirklich. Ich würde behaupten, dass das nicht-beantworten dieser Frage der häufigste Grund ist, warum ein neuer Mitarbeiter doch nicht passt.

Entweder der neue Mitarbeiter ist gelangweilt und frustriert oder für dich kommen nicht die Ergebnisse, die du dir eigentlich gewünscht hast. Oder auch beides. Zu häufig wurde in diesen Fällen versäumt, die gewünschten Ergebnisse zu definieren.

Verwende deswegen am Anfang viel Zeit darauf sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, wofür der neue Mitarbeiter eigentlich gebraucht wird. Vor allem der neue Mitarbeiter selbst. Je klarer das Ziel definiert ist, desto mehr kannst du von dem Talent, den bestehenden Fähigkeiten und der Motivation der Person profitieren.

Da auch der beste Mitarbeiter in den ersten Tagen und Wochen erstmal klar kommen muss hilft es für den Anfang, ein paar kleinere, jedoch konkrete Aufgaben zu stellen. Wenn man auf ein bestimmtes Ziel hinarbeitet ist das Einarbeiten viel effizienter. Einfach nur ziellos "reinkommen" ist unbefriedigend und nicht so effizient.

4. Zugänge erhalten

Ich weiß nicht, wie das bei dir ist, aber wir setzen bis zu 20 verschiedene Tools ein. Das heißt einen neuen Mitarbeiter in all diesen Tools anzulegen ist richtig viel Arbeit.

Stelle also sicher, dass jemand diese Arbeit macht und diese Zugänge anlegt. Irgendein Tool wird dabei immer vergessen, das ist auch nicht schlimm. Dann ist es wichtig, dass bekannt ist, wer dafür zuständig ist Zugänge zu diesem Tool zu geben.

Dann kann der neue Mitarbeiter die Person ansprechen und so schnell den benötigten Zugang bekommen.

Je besser das Onboarding, desto größer der Mehrwert für deine Agentur

Dieser Artikel ist mehr ein Plädoyer als eine konkrete Anleitung. Wenn du darüber nachdenkst, wie du einen Onboarding Prozess in deiner Agentur einführst überlege dir einfach, wie du in einem neuen Job ankommen wollen würdest.

Stelle sicher, dass ausreichend Zeit, Informationen und positive Gefühle dem neuen Mitarbeiter entgegengebracht werden. Dann kannst du sicher sein, dass sein Potential so optimal wie möglich abgerufen wird.

Dieser Effekt ist nicht nur kurzfristig, auch ist er maßgeblich dafür, wie sich der neue Mitarbeiter mittel- und langfristig in deiner Agentur weiterentwickelt. Darüber hinaus wachst ihr ständig, so dass dieser noch neue Mitarbeiter früher oder später wahrscheinlich selber ein Onboarding machen wird.

Wenn du Fragen oder Anmerkungen hast oder gerne tiefer in das Thema einsteigen möchtest, schreib mir gerne eine E-Mail oder melde dich über LinkedIn.