Bewerberauswahl in 6 Schritten: Die perfekten neuen Mitarbeiter für deine Agentur finden

Deine Mitarbeiter sind der wirtschaftlich wichtigste Aspekt deiner Agentur. Das wirst du spätestens dann merken, wenn du deine Erfahrung mit passenden und unpassenden Mitarbeitern gemacht hast. Dann erkennst du, wie krass sich der produzierte Mehrwert dieser Personen für deine Agentur unterscheidet.

Deswegen: Je besser der Prozess der Bewerberauswahl funktioniert, desto erfolgreicher ist deine Agentur.

Und je erfolgreicher deine Agentur ist, desto häufiger wirst du diesen Prozess einsetzen. Die Erstellung eines entsprechenden Prozesses lohnt sich also enorm.

Mit Hilfe des Prozesses wirst du passende Kandidaten schnell und strukturiert identifizieren. So kannst du dich dich auf die inhaltlichen Aspekte der Bewerber fokussieren und so die wirklich besten Kandidaten herausfiltern.

Der Prozess ist dann am sinnvollsten, wenn du viele Bewerber für die offenen Stellen deiner Agentur findest und diese Bewerbungen strukturiert (z.B. über ein Formular) bei dir ankommen. In dem verlinkten Artikel findest du eine genaue Anleitung, wie du beides erreichen kannst.

Hier folgt jetzt der Prozess, mit dem wir bei Eshop Guide mehr als 320 Bewerber gescreent und dabei 30 tolle Mitarbeiter gefunden haben.

Schritt 1: Erhalt der Bewerbungen bestätigen und nächste Schritte erklären

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, wird jedoch häufig nicht gemacht: den Erhalt der Bewerbung bestätigen.

Je länger du benötigst, um auf eine Bewerbung zu reagieren, desto negativer ist die Wahrnehmung beim Kandidaten. Das schlimmste was du machen kannst, ist gar nicht zu reagieren.

Jedoch benötigst du auch Zeit zur Einordnung der Bewerbung. Vor allem sollte dies nicht mitten im Stress passieren, sondern in einer ruhigen Minute mit ausreichendem Fokus. Deswegen kannst du in der Regel nicht sofort reagieren.

Die Lösung ist eine automatische Antwort, die einerseits den Erhalt der Bewerbung bestätigt und andererseits eine Erwartungshaltung für die nächsten Schritte erzeugt.

Im Screenshot oben findest du ein einfaches, aber effizientes Beispiel. Diese E-Mail wird automatisch nach dem Ausfüllen unseres Bewerbungsformulars versendet.

Wichtig ist dann natürlich, dass du dich auch wirklich im angekündigten Zeitraum meldest. Gerne unterlässt man das bei Kandidaten, die man ablehnen möchte, weil man nicht weiß, wie man das höflich rüberbringt.

Wir haben gemerkt, dass eine unkomplizierte E-Mail ohne große Erklärung am besten funktioniert:

Schritt 2: Bewerbungen in einem passenden Tool für eine bessere Übersicht sammeln

Du wirst viele Bewerbungen verarbeiten müssen. Deswegen ist es wichtig, dass du ein System findest, mit dem du das lückenlos hinbekommst.

Bei Eshop Guide übertragen wir die Bewerbungen per Zapier von Typeform zu Asana.

https://zapier.com/shared/3d3f8cc8f25ecacc86010b073012e062dac068d7

Unsere Personalabteilung filtert dann grob die Kandidaten vor. Interessanten Kandidaten werden dann an das passende Teammitglied zur Prüfung übergeben. Das passende Teammitglied ist in dem Fall die Person, die ursprünglich auch die Ausschreibung dieser Stelle angefragt hat.

So ist sichergestellt, dass wirklich jede Bewerbung in einem bestimmten Zeitraum gesichtet wird. Dann geht es zum nächsten Schritt.

Schritt 3: Die passenden Kandidaten zum Erstgespräch einladen

Die Frage, wer ein “passender” Kandidat ist hängt von deiner Agentur, ihrer Kultur und der Gestaltung des Bewerbungsformulars und den Anforderungen an die ausgeschriebene Rolle ab.

Ein paar Dinge haben sich jedoch mit der Zeit als herauskristallisiert, die bei der initialen Einschätzung helfen können:

• Das gewissenhafte Ausfüllen des Bewerbungsformulars ist aussagekräftig. Wer sich hier keine Mühe gibt versteht nicht, dass es hier um einen echten und ernstzunehmenden Job geht. \ Klar, es soll einfach sein sich zu bewerben, allerdings zeugen Dinge wie korrekte Groß- und Kleinschreibung oder nachvollziehbare Formulierungen davon, dass sich der Kandidat bewusst ist, dass diese Bewerbung auch wirklich ernsthaft bewertet wird.
• Relevante inhaltlichen Erfahrungen sind wichtig. Es lohnt sich entsprechende Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen.
• Die Bezugnahme zu kulturellen Aspekten der Ausschreibung und des Bewerbungsformulars spricht für einen hohen Cultural Fit. Bewerber, die sich nur auf die inhaltlichen Aspekte des Jobs beziehen, sind entweder nicht so sehr an eurer Kultur interessiert oder können sich nicht damit identifizieren.

Passende Kandidaten lädst du einfach per E-Mail für das Erstgespräch ein. Nutze am besten ein Terminbuchungstool, wie zum Beispiel Calendly, um dir das hin und her von Verfügbarkeiten zu sparen.

Die Einladung sollte den Rahmen und die Erwartungshaltung an das Erstgespräch enthalten, damit die Kandidaten wissen, was auf sie zukommt.

Schritt 4: Erstgespräche durchführen und für Probearbeiten filtern

Wahrscheinlich wirst du viele potentiell gute Kandidaten im Blick haben. Deswegen rate ich davon ab, jeden zu einem persönlichen Gespräch vor Ort einzuladen.

Wir haben gute Erfahrungen mit einem 30-Minütigen Telefonat zum Kennenlernen gemacht. Du willst in diesem Gespräch zwei Dinge erreichen:

1. Einschätzen, ob es sich lohnt, diesen Kandidaten zur Probearbeit einzuladen
2. Deine Agentur und den ausgeschriebenen Job attraktiv machen

Der erste Punkt ist wieder sehr abhängig von deiner Agentur. In dem Telefonat hast du vor allem Gelegenheit, dich von den Kommunikationsfähigkeiten des Kandidaten zu überzeugen. Darüber hinaus wirst du durch das Gespräch ein Gefühl dafür bekommen, ob er zur Kultur deiner Agentur passt.

Du kannst auch schon im Gespräch versuchen die Hard Skills des Kandidaten herauszufinden. Sei dir jedoch bewusst, dass sich jeder erstmal gut verkaufen möchte. Ob die Hard Skills des Kandidaten taugen, wirst du im nächsten Schritt, der Probearbeit, genau herausfinden.

Jedoch muss sich nicht nur der Kandidat in dem Gespräch verkaufen. Du willst auch möglichst authentisch deine Agentur und den ausgeschriebenen Job darstellen.

Die besten Kandidaten haben immer mehrere Eisen im Feuer und im nächsten Schritt käme eine Probearbeit. Warum sollte der Kandidat diese bei dir machen? Davon musst du die Kandidaten in dem Erstgespräch überzeugen.

Wir haben Dutzende Erstgespräche geführt und haben viele Gesprächsstrukturen ausprobiert. Dabei hat sich ein dreiteiliger Aufbau für uns bezahlt gemacht, um alle Themen gut abzufrühstücken.

Zuerst sprichst du 5 Minuten über deine Agentur. Wie und warum hast du sie gegründet? Wie verdient ihr euer Geld? Wer sind typische Kunden? Und am wichtigsten: welche Werte machen euch aus? Was für eine Kultur lebt ihr bei euch?

Danach stellst du 10-15 Minuten deine Fragen. Neben den dir allgemein wichtigen Dingen, willst du auch Nachfragen stellen, die sich auf die Formularantworten und den Lebenslauf des Kandidaten beziehen. Das zeugt von deinem Interesse an seiner Person und wirkt entsprechend positiv. Stille in diesem Teil des Gesprächs deine Neugier.

Ein Tipp: Frage hier auch schon nach den Gehaltsvorstellungen des Kandidaten. Sei dir bewusst, dass hier im Zweifel eine eher hohe Zahl genannt wird. Lass dich davon nicht aus der Ruhe bringen, außer die Vorstellung liegt mehr als 25-50% über dem Wert, den du bereit wärst zu zahlen. Wenn dein Agentur attraktive Vorteile neben dem Gehalt bietet, relativieren sich hohe Gehaltsforderungen schnell (dazu mehr in Schritt 6).

Zuletzt bittest du den Kandidaten seine Fragen zu stellen. Im Idealfall hast du im ersten Teil schon ein paar Antworten vorweggenommen, trotzdem ist es ein gutes Zeichen, wenn sinnvolle Fragen und Nachfragen gestellt werden. Versuche die Fragen authentisch und wahrheitsgetreu zu beantworten, ohne zu ausschweifend zu werden.

Während des gesamten Gesprächs machst du dir Notizen, weil du sonst einige Kandidaten vergessen wirst. Direkt nach dem Gespräch schreibst du dir eine Tendenz dazu auf, ob du den Kandidaten für den nächsten Schritt, die Probearbeit, vorsiehst oder nicht.

Schritt 5: Probearbeit durchführen

Die Probearbeit ist der wichtigste Schritt des Auswahlprozesses. Das gilt nicht nur für dich um den Kandidaten einzuschätzen, sondern auch für den Kandidaten, um den Job einzuschätzen.

Auch ohne böswillige Absichten können Fehleinschätzungen dazu entstehen, wie der Job dann tatsächlich in der Realität aussieht. Die Probearbeit ist dazu da diese Art von Missverständnissen für beide Seiten zu vermeiden.

Entsprechend sollte die Aufgabenstellung der Probearbeit möglichst realitätsnah sein. Im Idealfall umfasst sie echte Aufgaben der zukünftigen Rolle.

Achte darauf, dass nicht nur inhaltliche Fähigkeiten auf die Probe gestellt werden, sondern auch, ob die Arbeitsweise zu deiner Agentur passt. Wenn deine Agentur zum Beispiel sehr auf schriftliche Kommunikation setzt, muss der Kandidat die Fähigkeit haben, Informationen auch auf diesem Wege effizient auszutauschen.

Das könntest du zum Beispiel testen, indem du die Aufgabenstellung für die Probearbeit schriftlich stellst und bei Nachfragen auf eine schriftliche Kommunikation bestehst. Wenn du dann einen Kandidaten hast, der jede Thematik verbal besprechen will und muss, weißt du, dass seine Arbeitsweise wahrscheinlich nicht zu deiner Agentur passt.

Bei Eshop Guide schwören wir zum Beispiel auf detaillierte, schriftliche Dokumentationen von Informationen und Prozessen. Entsprechend ist die Aufgabenstellung der Probearbeit gestaltet.

Wichtig ist auch, dass die Probearbeit angemessen begleitet wird. Denn vergiss nicht: der Kandidat wird sich ganz genau anschauen, ob ihm die Arbeit bei deiner Agentur gefallen könnte. Je attraktiver dies für ihn ist, desto besser ist es für dich in den späteren Gehaltsverhandlungen.

Das wichtigste dabei ist, dass sich ausreichend Zeit genommen wird, um Fragen, die während der Probearbeiten aufkommen, zu beantworten und das Ergebnis konstruktiv zu feedbacken.

Der Kandidat steckt viel Zeit in diese Probearbeit und es ist sein gutes Recht zu verstehen, wie er diese Aufgabe erfolgreich bewältigen kann und, ob er das dann auch im Endeffekt geschafft hat.

Schritt 6: Favorisierten Kandidaten ein Angebot machen

Wenn man diesen aufwändigen Auswahlprozess durchzieht und einen passenden Kandidaten findet, hat man große Lust auch tatsächlich mit diesem Kandidaten zusammenzuarbeiten. Dies beruht bei passenden Kandidaten normalerweise auf Gegenseitigkeit.

Dieser Fakt hilft sehr bei den jetzt anstehenden Verhandlungen. Diese lassen sich am einfachsten in einem weiteren Gespräch per Telefon, Videocall oder persönlich führen. Kündige dies unaufgeregt an und setze dabei eine entsprechende Erwartungshaltung an das Gespräch.

Wichtig ist, dass dieses Gespräch und die entsprechende Entscheidung sich nicht zu sehr in die Länge zieht. Wahrscheinlich hast du nicht nur den einen Kandidaten in der Auswahl. Wenn dieser abspringt oder ihr euch nicht einig werdet, wirst du dem nächstbesten Kandidaten ein Angebot machen wollen.

Behalte im Hinterkopf, dass diese Verhandlung auch noch Teil des Auswahlprozesses ist. Es kann passieren, dass ihr euch nicht einig werdet. Das ist okay, denn dann hat der Kandidat im Endeffekt nicht 100% gepasst.

Natürlich willst du jedoch ein möglichst attraktives Angebot stellen. Dies ist vor allem von der Vergütungsstruktur, aber auch den Inhalten des Jobs und der Kultur deiner Agentur abhängig.

Die Inhalte des Jobs und eure Kultur sind während des Auswahlprozesses gut rübergekommen und sind implizit in deinem Angebot enthalten. Wie du eine attraktive Vergütungsstruktur anbietest ist ein riesiges Thema, welches ich in einem zukünftigen Artikel genauer beleuchten werde.

Die Bewerberauswahl ist einer der wichtigsten Prozesse deiner Agentur

Natürlich ist die Auswahl der passenden Bewerber nur ein kleiner Teil deiner Personalprozesse. Nach der Auswahl kommt das Onboarding, wo dein Ziel ist, den neuen Mitarbeiter möglichst schnell produktiv zu bekommen.

Nach dem Onboarding kommt der schwierigste Teil. Du musst den Mitarbeiter langfristig glücklich machen und den erzeugten Mehrwert immer weiter optimieren.

Je besser jedoch die Startbedingungen sind, desto höher sind die zukünftigen Mehrwerte des Mitarbeiters. Deswegen ist die richtige Auswahl so zentral.

Das schöne an einem strukturierten Prozess ist, dass du deine Fähigkeit der richtigen Auswahl viel besser üben kannst, als wenn du das jedes Mal neu denken musst. Als Agenturgründer gibt es immer noch mehr zu lernen und bei der Kandidatenauswahl hat man auch noch nach Jahren spannende Erkenntnisse.

Wenn du Fragen oder Anmerkungen hast oder gerne tiefer in das Thema einsteigen möchtest, schreib mir gerne eine E-Mail oder melde dich über LinkedIn.